Het bestuur bestaat uit vijf personen, waarbij één vacature is ontstaan. Alle bestuursleden zijn onbezoldigde vrijwilligers. De samenstelling van het bestuur is als volgt:
- Voorzitter: Marc Stallinga
- Financiën: vacature (wordt waargenomen door Hans Biemans)
- Secretaris: Hans Biemans
- Leden:
- Hetty van der Zee
- Wilja Pijpker
Taken van het bestuur zijn:
- continuïteit van Us Dream
- exploitatie van het pand
- collectieve zaken m.b.t. het wonen en leven in Us Dream
Daarnaast kent Us Dream een periodieke ouderbijeenkomst waarin het beleid t.a.v. zorg en collectieve personeelszaken belegd is.
In de ouderbijeenkomst hebben alle ouders / wettelijk vertegenwoordigers van de bewoners zitting.
Beleid
In 2019 zijn de volgende zaken gerealiseerd:
- implementatie ZilliZ
- Zilliz is geïmplementeerd als dagelijks rapportage instrument (incl. app applicatie als mogelijkheid voor ouders)
- Er is een start gemaakt met het vullen van de dossiers met relevante documenten zowel op individueel niveau (bewoners) als op organisatie niveau
- opstellen handboek kwaliteitszorg
- handboek kwaliteitszorg is vastgesteld in ouderbijeenkomst van november 2019
- opstellen scholingsplan voor medewerkers
- scholingsplan 2019 is opgesteld en uitgevoerd
- verder uitwerken van plannen m.b.t. toekomstbestendige zorg en continuïteit
- er zijn vervolggesprekken geweest met o.a. notaris
- er is informatie verzameld via Per Saldo en bij andere kleinschalige wooninitiatieven
- er zijn nog geen concrete plannen opgesteld; er zijn nog geen goede voorbeelden gevonden die we zo over kunnen nemen.; dit actiepunt vraagt meer tijd
- opnieuw bekijken en formuleren van organisatiestructuur (ook in samenhang met vorige punt)
- taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (bestuur, ouderbijeenkomst en teamleider) zijn geëvalueerd en bijgesteld
- renovatieproject gemeenschappelijke woonkamer
- de wanden en plafonds in gemeenschappelijke woonkamer en gangen zijn geverfd
- er is een nieuwe vloer gekomen in de gemeenschappelijke woonkamer en gangen
- er is nieuwe verlichting voor de gemeenschappelijke ruimtes aangeschaft in lijn met het advies van Visio
- versterken contact met woningbouwvereniging (o.a. met oog op duurzaamheid en energiekosten)
- contact is versterkt en dit heeft geleid tot een afspraak om in 2020 te kijken naar het vervangen c.q. verduurzamen van de installaties: verwarming en warm watervoorziening.
Voor 2020 zijn de volgende actiepunten benoemd
- uitvoeren actiepunten en implementeren van in handboek kwaliteitszorg beschreven procedures (o.a. versterken methodisch werken)
- (nadenken over) ontwikkelen tevredenheidsmetingen medewerkers, ouders en bewoners
- uitbreiden gebruik Zilliz
- aandacht voor visie en visie conform werken
- verduurzamen van woning (mn wat betreft energieverbruik); in samenwerking met Elkien
- sponsorplan nieuwe keuken en inrichting gemeenschappelijke woonkamer
- uitwerken toekomstbestendige zorg en continuïteit
In de periode 2021 – 2023 zijn de volgende actiepunten aangepakt:
- besloten is de, door het overlijden van één van onze bewoners in 2021 ontstane, leegstand in een van de appartementen niet direct op te vullen. De achtergrond daarvan was met name dat het overlijden een grote impact had op zowel de medebewoners als het begeleidende team.
- Vanaf eind 2023 zijn hiervoor gesprekken gevoerd wat in de loop van 2024 geleid heeft tot de keuze voor een nieuwe bewoonster. Dit zal per 2025 gerealiseerd worden.
- Al enige tijd klinkt het besef door bij de ouders dat zij steeds ouder worden en als gevolg daarvan hun deelname aan de sturing van Us Dream eindig is. Desondanks bestaat breed de wens om voor de toekomst de continuïteit van Us Dream te waarborgen.
- Hiervoor is in de loop van 2021 een project gestart wat gericht is op de continuïteit van Us Dream en tegelijkertijd het creëren van meer afstand voor de ouders naar de dagelijkse aansturing van de zorg en begeleiding in Us Dream. Het verminderen van de administratieve last voor de ouders en tegelijkertijd het handhaven van de missie en visie zoals die voor Us Dream zijn vastgelegd. Dit bleek een moeizaam en traag verlopend proces.
- Twee externe adviseurs en een projectbegeleider zijn enige tijd betrokken geweest bij dit proces. De externe projectbegeleider bleek geen echt succes. Na afscheid van hem te hebben genomen hebben de beide adviseurs een aantal gesprekken gevoerd over de gewenste toekomstrichting. Zij hebben een plan van aanpak opgesteld wat in de loop van 2023 op tafel gelegd is. Dit zal in 2024 uitgebreid besproken worden en zal als uitgangspunt dienen voor de implementatiefase in 2024 en 2025. Uiteindelijk is de verwachting dat in de loop van 2025 de organisatiewijziging doorgevoerd zal worden.
- Tegelijk met dit proces, eigenlijk als onderdeel ervan, is bekeken of de rechtspositionele situatie voor de medewerkers veranderd kan worden. Na uitgebreide gesprekken hierover bleken de mogelijkheden beperkt. Na een uitspraak van de Centrale Raad van Beroep in een zaak waarin de rechten voor een medewerkster in een soortgelijke positie als de medewerkers van Us Dream aan de orde was, leek een verbetering mogelijk. De feitelijke uitvoering laat echter op zich wachten. Hiervoor is wetswijziging nodig, en dat blijkt een langdurig traject.
- In 2022 heeft Elkien het verwarmingssysteem van Us Dream grondig gereviseerd. De gasgestookte verwarmingsketels zijn vervangen door een viertal warmtepompen die op het balkon op de eerste verdieping zijn geplaatst. Hierdoor is het gasverbruik aanzienlijk gedaald.
- In 2023 heeft Elkien in totaal 130 zonnepanelen op het dak van Us Dream geplaatst. Hierdoor is de stijging van het stroomverbruik vrijwel volledig opgevangen.
- In 2022 en 2023 is de inrichting van de centrale ruimtes in Us Dream, de verkeersruimtes en de woonkamer in Us Dream stevig aangepakt. Er zijn nieuwe meubels aangeschaft en geplaatst. De inrichting is opener geworden en past beter bij de vijf rolstoelen die in het pand gebruikt worden.
- Met Elkien is overleg gaande over het vervangen van de keuken in de algemene ruimte. Deze is stevig aan het verslijten. In 2023 werd duidelijk dat de vervanging in 2024 op de planning staat.
- In de zomer van 2024, dus eigenlijk buiten de scope van dit bestuursverslag, is de penningmeester van Us Dream, Harm Jensma, volkomen onverwacht overleden. Alle betrokkenen bij en in Us Dream zijn hierdoor diep getroffen. Het medeleven naar zijn familie is groot. Hierdoor heeft het bestuur van Us Dream een forse aderlating wat betreft de financiële kennis ondergaan. Voorlopig neemt de secretaris van de stichting de uitvoerende taken van de penningmeester waar. Er wordt gezocht naar vervanging.
Voor 2024 zijn de volgende activiteiten en punten van belang:
- Door Elkien is na langdurig overleg besloten de algemene keuken in Us Dream voortijdig te vervangen. De nieuwe keuken is praktischer ingericht als de voorgaande en voldoet aan alle eisen die aan een moderne keuken in een setting als Us Dream gesteld kunnen worden. Gelijktijdig heeft groot onderhoud plaatsgevonden en zijn veel kozijnen aan de buitenkant van Us Dream door nieuwe kunststof kozijnen vervangen. Aan de uitstraling van het gebouw is daarbij niets veranderd.
- In juli 2024 is de penningmeester van Us Dream, Harm Jensma, volkomen onverwacht overleden. Alle betrokkenen bij en in Us Dream zijn hierdoor diep getroffen. Het medeleven naar zijn familie is groot. Hierdoor heeft het bestuur van Us Dream een forse aderlating wat betreft de financiële kennis ondergaan. Voorlopig neemt de secretaris van de stichting de uitvoerende taken van de penningmeester waar. Er wordt gezocht naar vervanging.
- Na jarenlang overleg (zie hierboven) en de inzet van externe deskundigen is besloten om de structuur van Us Dream te veranderen en meer toekomstbestendig te maken. Daarbij zullen de ouders een stapje terug doen en zal er meer sturing vanuit het bestuur plaats gaan vinden. Het bestuur zal daartoe versterkt worden. In 2025 zal dit zijn beslag krijgen en zal de samenstelling van het bestuur stevig veranderen met méér externen en minder ouders. Een knelpunt bij de nieuwe werkwijze voor het team is het vinden van een tweede teamleider die naast de huidige teamleider voor de aansturing van Us Dream kan gaan zorgen.
- Om de structuurwijziging te borgen heeft er in 2024 een aantal gezamenlijke bijeenkomsten van bestuur én ouders plaatsgevonden. Dat heeft geleid tot een stroomlijning van de plannen en is een stevige ondersteuning geweest voor het veranderproces binnen Us Dream.
- Ten aanzien van de verbetering van de rechtspositionele aspecten voor de medewerkers van Us Dream is het wachten op een wetswijziging waarmee zij in aanmerking komen voor een aantal werknemersverzekeringen. Deze wetswijziging laat nog op zich wachten. Voorlopig is de hoop dat die wijzigingen per januari 2026 doorgang kunnen vinden.
- Om de digitale infrastructuur binnen Us Dream weer up-to-date te krijgen was een stevige investering in de hardware nodig.
- Na een lange en uitgebreide zoektocht is een nieuw zesde bewoner voor het leegstaande appartement gevonden. Per januari 2025 zal Us Dream weer volledig bewoond zijn.
Secretaris stichting Us Dream,
J.H.C.M Biemans